Voorbeeld traject

Effectief en Efficiënt Werken - Beschrijving opleidingsprogramma

Het opleidingstraject 'Effectief en efficiënt werken' is een voorbeeld van de samenwerking van Lieve Woutters en Dorothy Oger binnen Performance Partners. Ze hebben het traject samen ontwikkeld. Lieve begeleidt meestal de Nederlandstalige groepen en Dorothy de Franstalige of Engelstalige groepen. Ook taalgemengde opdrachten kunnen ze allebei aan.

1. Onze visie op ‘Effectief en Efficiënt Werken’
In onze opleidingstrajecten effectief en efficiënt werken vormen het overzicht van de rollen, verantwoordelijkheden en kerntaken van de deelnemers de basis. Vervolgens bepalen deelnemers de juiste prioriteiten gericht op het maximaliseren van de resultaten. Om vervolgens te leren hoe ze hun werk kunnen organiseren en de voortgang controleren. We brengen tijdsdieven in kaart en bepalen strategieën om tijdsverlies tegen te gaan. We leren hen de basistechnieken voor plannen en besteden de nodige tijd en aandacht aan het onderhoud van hun werksysteem. Enkele aspecten van samenwerken worden behandeld om tijdsverlies door wachten en energieverlies door conflicten te vermijden. Tenslotte versterkt aandacht voor continu verbeteren het lange termijn effect van dit opleidingstraject.

2. Onze aanpak en methodiek
Onze aanpak is ervaringsgericht, omdat je geen werkgewoonten verandert door naar lezingen te luisteren. We creëren een kader waarin mensen vanuit hun persoonlijke ervaring kunnen observeren en reflecteren, een aantal onderbouwde theoretische kaders aangereikt krijgen en de ruimte en de veiligheid vinden om die gericht te kunnen toepassen en te experimenteren om zo hun werkgewoonten bij te sturen om met de minste moeite de beste resultaten te behalen.  Kortom hun productiviteit te optimaliseren.

We combineren de training met individuele coaching, om de deelnemers te ondersteunen bij het realiseren van hun persoonlijk actieplan en de nieuwe vaardigheden effectief te gebruiken, ontwikkelen en verankeren. Het resultaat is dat medewerkers hun werkgewoonten duurzaam aanpassen en verbeteren.

We noemen het een benadering van weten-kunnen-doen:

Weten: In interactieve groepssessies maken de deelnemers kennis met de theorie (abstract conceptualiseren) en kunnen ze hun kennis en ervaring met anderen delen en reflecteren over de aangereikte tips en technieken.

Kunnen: De individuele- en groepsoefeningen in de training, de opstart van persoonlijke actiepunten tijdens de coaching en het verder realiseren van die actiepunten laten de deelnemers met de nieuwe technieken en vaardigheden experimenteren. De theoretische kennis wordt in praktijk omgezet.

Doen: De deelnemers werken hun individuele actiepunten zelfstandig uit (ervaren) tussen de opeenvolgende opleidingsdagen en rapporteren (reflecteren) over hun vooruitgang.  Ze leren kritisch hun werkprocessen te evalueren (reflecteren) en deze nu en in de toekomst zelfstandig bij te sturen (experimenteren - ervaren - reflecteren - abstraheren).

De ervaring leert dat de deelnemers dankzij deze unieke combinatie hun gewoontes effectief aanpassen en deze op lange termijn voortzetten.

3. Beschrijving van het programma ‘Effectief en Efficiënt Werken’

3.1. Opzet van het traject
Het is belangrijk om zo veel mogelijk te kunnen inspelen op de concrete noden, doelstellingen en verwachtingen van de deelnemers. Daarom organiseren wij per groep een intake per e-mail met telefonische opvolging. Daarbij wordt gepeild naar de aanleiding voor het volgen van de opleiding, de concrete noden en verwachtingen.

Het standaard programma bestaat uit vier groepssessies van twee uur en een kwart en vier individuele coachingsessies van 45 minuten per deelnemer, aangevuld met een wekelijkse rapportering van de vooruitgang.  We plannen de sessies in met een tussenperiode van twee weken.

Deze werkwijze heeft als bijkomend voordeel voor de deelnemers dat hun werkzaamheden minimaal onderbroken worden.

Om alle deelnemers 45 minuten individuele begeleiding te kunnen bieden bestaat een groep uit maximaal 7 deelnemers op eenzelfde locatie.

Wij hebben een vaardigheidsmeter ontwikkeld waarbij de deelnemer een zelfevaluatie doet rond de competenties nodig om effectief en efficiënt te werken. Dit laat toe de vooruitgang van de deelnemer duidelijk in beeld te brengen. Er is een meting bij de aanvang van het traject en een meting achteraf. Aangevuld met een derde meting 6 à 12 maand na het einde van het traject.

3.2. Doelstellingen
De opleiding ‘Effectief en Efficiënt Werken’ is ontworpen om de deelnemers te ondersteunen in het leren en integreren van werkmethodieken en –systemen om hun productiviteit te verbeteren door een efficiënte en effectieve persoonlijke werkorganisatie.
Op een praktische manier leren de deelnemers:

  • hun verantwoordelijkheden in kaart brengen en prioriteiten stellen;
  • de beschikbare hulpmiddelen te gebruiken om hun werk beter te plannen en organiseren;
  • hun werkorganisatie vlot aanpassen aan veranderende verantwoordelijkheden;
  • resultaatgerichtheid werken;
  • efficiënt gebruik maken van de beschikbare tijd;
  • haalbare en resultaatgerichte planningen opstellen;
  • informatie en documenten op een gestructureerde, overzichtelijke manier beheren, met respect voor de bestaande procedures en reglementen;
  • hun werkplek optimaal en systematisch organiseren en beheren.  Orde en netheid op hun werkplek helpt hen fouten te vermijden en zo de kwaliteit van de dienstverlening te verbeteren;
  • de nodige werkafspraken over verwachte resultaten, rapporteren en werkoverleg maken of bijsturen, waardoor het samenwerken vlot en aangenaam gebeurt.

3.3. Inhoud
Sessie 1: Ruimte creëren en takenbeheer
  • Delen van de huidige situatie + aftoetsen noden en doelstellingen deelnemers
  • Gewoontes veranderen
  • Prioriteiten stellen
  • Overzicht verantwoordelijkheden
  • Tijdsdieven identificeren en aanpakken
  • Verduidelijken en visualiseren resultaat
  • Organiseren takenbeheer (salamitechniek, naar concrete volgende stappen, het juiste systeem gebruiken)
  • Overzicht en opstellen persoonlijk actieplan
Sessie 2: Aandacht en tijdsbeheer
  • Terugkoppeling vooruitgang en ervaringen
  • Cirkel van invloed
  • Aandacht en focus: deconnecteer
  • Braindumping
  • Gebruik van een notaboek
  • Clear desk (opgeruimd bureau)
  • Pomodoro techniek
  • Beslissen en vastleggen
  • Tijd (kenmerken en soorten)
  • Basisregels planning: groeperen, retro-planning, dagritme en lange termijnplanning kerntaken
  • Dagelijks overzicht
  • Overzicht en opstellen persoonlijk actieplan
Sessie 3: Systemen en samenwerken
  • Terugkoppeling vooruitgang en ervaringen
  • Efficiënt werken in 7 stappen
  • Informatiebeheer en organisatie klassement
  • Processen meten
  • Werkrelaties inventariseren
  • Het samenwerkingsproces verbeteren
  • Efficiënt vergaderen (indien behoefte)
  • E-mail beste praktijken en afspraken
  • Wekelijks onderhoud/overzicht
  • Overzicht en opstellen persoonlijk actieplan
Sessie 4: Blijf op koers
  • Terugkoppeling vooruitgang en ervaringen
  • Jaaroverzicht
  • Fit (context, tijd en energie)
  • 7 soorten verlies
  • Efficiëntie wetten
  • Terugval aanpakken
  • Persoonlijkheid
  • Overzicht en opstellen persoonlijk actieplan
  • Afsluiting en afronden met tips van de deelnemers

3.4. Trainers-Coaches
  • Lieve Woutters is sinds 1997 actief als trainer en coach in het domein van resultaatgericht en efficiënt werken.  Ze is een gedreven, resultaatgericht trainer die met enthousiasme deelnemers weet te overtuigen hun werkgewoontes stapsgewijs aan te passen.  Lieve is drietalig Nederlands-Frans-Engels (thuistaal Nederlands).
  • Catherine Schoesetters is sinds 1999 actief als trainer en coach in het domein van resultaatgericht en efficiënt werken.  Ze is een enthousiaste trainer, die er alles aan doet om haar deelnemers bij te staan in hun verbeteringsproces.  Catherine is drietalig Frans-Nederlands-Engels (thuistaal Frans + Nederlands).
  • Dorothy Oger is sinds 1999 actief als trainer en coach in het domein van resultaatgericht en efficiënt werken.  Ze is gedreven om individuele en collectieve werkprocessen te verbeteren.  Met grote luistervaardigheid en analytische werkwijze begeleidt ze deelnemers in hun leertraject.  Dorothy is drietalig Frans-Nederlands-Engels (thuistaal Frans + Nederlands).